發電企業的組織機構主要是圍繞財務、人力資源和發電生產管理設置的,而對于工作環境管理的優化提升(如樓宇安全監控、人員身份管理等)這些新的管理方式的基礎建設,由于超出了一般傳統的工作內容,大多尚無明確的機構職責分工,于是很自然地劃歸為信息化項目了。
“人員身份識別管理信息系統”項目概述
發電公司內部職工以及與合作方、承包商等人員的往來和交流活動十分頻繁,為有效提升內部員工和外來訪客等身份的信息化管理,有必要統一建立人員身份識別管理信息系統,實現公司本部及各個相關單位生產和辦公區域人員的出入受控,進一步實現人員安全身份識別的科學化、規范化、信息化。
項目的設計核心是實施電子卡、指紋、密碼等方式的門禁系統,部署訪客管理系統,實現對內部員工、外來人員的身份識別管理。同時結合單位需求,以身份識別系統的出入記錄為依據,建設相應考勤管理系統。未來還可根據需要對現有門禁及消費系統進行升級改造,逐步實現公司系統人員安全身份識別“一卡通”管理。
公司項目立項后,由于涉及安全、人員管理、設備與系統開發等多方面工作,項目組織和分工職責一時暫難確定,由信息部門先進行前期的技術調研與方案設計,啟動建設。
項目伊始,根據公司項目管理辦法規定,信息部門提出了保證質量和進度的幾點措施建議。先試點,成功后再逐步擴大實施;保證項目有序進行,統一公司卡片風格;成立項目實施組織機構等。同時建議在項目實施過程中,嚴格進行項目質量、進度監督,對發現的問題要加強協調、及時解決。
實施中的問題分析
由于門禁系統屬于比較特殊的樓宇控制設備行業,不同于企業計算機信息設備范疇,參與項目的信息部門人員缺乏相應的技術經驗。項目前期技術調研收集資料,主要對相關制造商及產品進行分析工作,其中一些技術細節,在短時間內無法全面了解(如刷卡規格、指紋機等的設計和制造工藝),使得后來需求變更時引起相應的設備型號更換,項目進度推遲,增加了時間成本。可見,應該事先充分做好需求分析研究,減少頻繁變更,提高設備性能的覆蓋率和適應性。
在項目實施中,除設備平臺的選擇外,項目其他工作內容均與公司管理制度密切關聯(如確定身份識別類型、卡片樣式、權限劃分、訪客管理記錄等),因此必須有明確的執行部門分工。由于公司在項目的牽頭部門、參與部門和職責分工方面責任不清,使得設備選型招標后,供應商在開展現場需求分析和有關合同反饋征詢時,面臨在合同簽訂、付款流程、現場施工等重要環節遲遲得不到信息反饋,工作進度和積極性受到很大影響(直到公司召開由多部門的協調會,確定了項目各方分工職責之后,項目才得以繼續推進,從2011年1月啟動,截至同年10月,完成了項目試點中卡機設備安裝、人員進出刷卡)。可見,項目執行的部門分工和各自職責必須明確,且各部門需認真貫徹公司的管理制度。
在項目執行過程中,需求不斷提出變更,配套管理制度卻不能及時到位,這也導致計劃無法按節點進行管理。門禁系統的設計,大到涉及現有樓宇、門衛室改造、線纜敷設,小到卡片樣式設計、刷卡機、通道型號等,這些需求在項目實施過程中都出現過變更。在“非典型信息化項目”中,由于項目涉及專業范圍廣,技術復雜,需要有相應的配套管理制度。事實證明,有一家試點單位,由于人力資源部制定了卡務、考勤、訪客、消費管理制度,于是相關模塊能夠順利投入運行。而另一試點單位由于制度不到位,造成部分模塊無法投用。可見,配套的管理制度不可或缺。